Ignorišete li e-mailove te ih ostavljate za kasnije, oni će se, baš kao i prljavo rublje, gomilati, što je u konačnici vrlo stresno za vašu psihu, tvrde psiholozi.
Prosječni zaposlenik pošalje oko 10.000 e-mail poruka na godinu. No ako tim komunikacijskim alatom ne rukujemo pravilno, može ugroziti naše i zdravlje naših kolega, kaže psihologinja dr. Emma Russell iz britanske poslovne škole Kingston.
Kako biste bolje koristili e-mail, psiholozi su napravili popis najčešćih grešaka u razmjeni e-pošte koje, ako ih ne iskorijenimo na vrijeme, mogu uzrokovati nervozu, stres i rastrojenost, ali i “krive spojeve” između pošiljatelja i primatelja e-maila. Na popisu iritirajućih grešaka, koje su psiholozi nazvali “sedam smrtnih e-mail grijeha”, beskonačno su ping-pong dopisivanje, slanje i provjeravanje poslovnih e-mailova izvan radnog vremena, provjeravanje inboxa i odgovaranje na e-mailove kada ste u društvu ili na stastanku, traženje potvrde o primitku za svaki poslani e-mail, programirani automatski odgovor, brzinsko odgovaranje na e-mailove, ali i njihovo ignorisanje.
Jako griješite ako, nakon što primite grupnu poruku, kliknete na “odgovori svima”. Bilo da je riječ o odgovoru na pitanje koje je poslano čitavom timu ili o šali, grupne ping-pong poruke koje zatrpavaju inbox jedan su od najvećih uzročnika stresa na poslu, pokazala je studija. Provjeravate li inbox te odgovarate na poruke kada ste u društvu kolega, to nije ništa manje nekulturno od preglasnog pričanja na mobitel. Ništa bolje nije niti provjeravanje e-mailova izvan radnog vremena jer, iako se može doimati kao predanost poslu, često upućuje na to da se ne možete isključiti niti uspostaviti ravnotežu između privatnog i poslovnog života.
Taj je e-mail grijeh štetan i za saradnike i kolege jer osjećaju veliki pritisak da moraju stalno biti dostupni kako bi odgovorili na vašu elektroničku poštu.
Instant-odgovaranjem na e-mail možete ostaviti dojam dobro informisane osobe, ali i zbuniti pošiljatelja. Promišljen i dobro sročen odgovor bolji je od brzinskog, kojim dajete tražene informacije, ali “pogrešnim tonom”.
Ako od primatelja e-maila svaki put tražite slanje potvrde o primitku, to je vrlo stresno jer je pritom pod pritiskom da odmah mora “krenuti u akciju”.
Zaposlenici opsjednuti e-mailovima nisu svjesni da je to uzrok njihove rastresenosti te da štete svom i mentalnom zdravlju kolega, piše u izvještaju britanskog udruženja psihologa.
Sedam najvećih e-mail grijeha:
1. Ping-pong - neprestana razmjena e-mailova po principu “ja tebi, ti meni”
2. Mejlanje izvan radnog vremena
3. Slanje e-maila dok ste u nečijem društvu
4. Potpuno ignoriranje e-mailova
5. Traženje potvrda o primitku i čitanju e-maila
6. Odgovaranje čim vidite obavijest o emailu
7. Automatski odgovori i pravila
(24sata.hr, DEPO PORTAL, BLIN MAGAZIN/dg)